Vorbereitung auf Gerichtsverfahren: Wie man sich auf völlig neue Entwicklungen einstellt

Amardeep Thandi – Control Risks

Die größte Ressource ist auch das größte Risiko

Vor der Pandemie, als die Unternehmen noch nichts von der sich abzeichnenden globalen Krise wussten, waren sie damit beschäftigt, ihre Strategien für 2020 in Bezug auf Wachstum, Ausrichtung und Initiativen zu entwickeln - und schenkten dabei Bereichen wie IT und Ausgaben für Rechtsberatung oft weniger Aufmerksamkeit. Seitdem wurden die Unternehmen auf den Kopf gestellt, passen sich jeden Tag dynamisch an und finden neue Wege, um in ähnlicher Weise wie bisher zu arbeiten.

Es ist nicht schwer zu erkennen, wie diese Krise die globalen Märkte in den kommenden Jahren beeinflussen wird, oder dass ein wirtschaftlicher Abschwung dieses Ausmaßes direkt mit einer Zunahme an Rechtsstreitigkeiten verbunden ist. Die Unternehmen haben damit begonnen, bestehende Haftungs- und Entschädigungsschutzklauseln zu prüfen, gegebenenfalls neue Vertragsbedingungen auszuhandeln und alle erdenklichen Maßnahmen zu ergreifen, um sich besser für die bevorstehenden rechtlichen Herausforderungen zu wappnen.

Die Quintessenz? Unabhängig davon, ob Sie mit Betriebsunterbrechungen, Lieferkettenproblemen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zu kämpfen haben, gab es noch nie einen besseren Zeitpunkt, um Ihre Strategie zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren zu überdenken.

Prozessbereitschaft ist der Zustand, in dem man mit einem wiederholbaren, belastbaren Plan darauf vorbereitet ist, wie man auf die Einleitung eines Rechtsstreits oder einer Untersuchung reagieren kann. Um Ihnen bei der Bewertung Ihrer Bereitschaft zu helfen, lassen Sie uns drei Möglichkeiten untersuchen, wie die aktuelle Krise unsere Arbeitsweise verändert, welche Auswirkungen diese Veränderungen auf Ihre Prozessstrategie haben können und wie Sie sich am besten mit Lösungen für die Zukunft wappnen können.

1. Cloud Data Governance und Discovery

Der Beginn der pandemiebedingten Einschränkungen führte unmittelbar zu einer fraglosen Anerkennung des Wertes, den die Cloud-Technologie bietet. Noch nie war der Bedarf an sofortiger Verfügbarkeit und Flexibilität von IT-Ressourcen so groß wie unter dem Druck einer weltweiten Pandemie.

Es ist schwer vorstellbar, wie sich große, wachsende globale Unternehmen ohne die Cloud-Technologie an dezentrale Arbeitsumgebungen anpassen könnten. Elektronische Daten stehen im Mittelpunkt jeder Strategie zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren, wobei Informationsmanagement und Datenbewahrung die erste wichtige Säule bilden. Die Erfassung von Daten - die Dokumentation des IT-Bestands, der verschiedenen Datentypen und -klassifizierungen, der Standorte, an denen die Daten gespeichert sind, und der Abteilungen oder Personen, die mit diesen Daten interagieren - kann in jeder Infrastruktur überwältigend sein. Wenn man dies mit den Mysterien der "Cloud" überlagert, entsteht Verwirrung.

Der erste Schritt ist die Entmystifizierung der Cloud: Kurz gesagt handelt es sich um einen Datenbestand, der außerhalb Ihres Unternehmens verwaltet wird. Diese Daten werden extern verwaltet und unterliegen strengen Informationssicherheitsprotokollen, die in der Regel aus einer umfangreichen vertraglichen Vereinbarung bestehen, in der alle wichtigen Informationen enthalten sind, die Sie für den Einstieg in Ihre Informationsverwaltung benötigen.

Die nächste komplexe Ebene, die es zu entwirren gilt, ist die Anwendungsebene. Der erste Schritt besteht darin, die Datenklassifizierungen zu verstehen, die in jeder der von Ihrer Organisation verwendeten Anwendungen enthalten sind.

Der nächste Schritt ist zu prüfen, in welchem Umfang Daten zur Verfügung gestellt werden können und welcher Aufwand erforderlich ist, um diese Daten zu erhalten. Die Bedeutung einer gut ausgeführten, rechtskonformen Datensicherung ist nicht zu unterschätzen.

In diesem Zusammenhang ist es bezeichnend, dass die rasante Migration zu Cloud-basierten SaaS-Tools die Unternehmen unter Druck setzt, sich über ihre persönlichen Offenlegungspflichten als Unternehmen im Klaren zu sein, da sie wissen, dass die in Unternehmenssoftwarelösungen wie Microsoft 365 integrierten Funktionen und Abläufe zur Datenaufbewahrung nicht als ausreichend angesehen werden können.

Folglich ist zwingend erforderlich, Ihre Offenlegungsverpflichtungen mit dem abzustimmen, was in Ihrem aktuellen Softwarepaket bereits verfügbar ist, Risikobereiche zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um etwaige Lücken zu schließen - sei es in Form von zusätzlicher Datenarchivierung oder umfangreicherer e-Discovery-Software.

2. Flexibilität der Unternehmen und virtuelle Arbeitskräfte

Die globale Pandemie beschleunigt einen Wandel in den Geschäftsabläufen. Die Büroräume werden sich wahrscheinlich verändern, um eine Verlagerung des Schwerpunkts auf den Aufbau von Interaktion und Gemeinschaften widerzuspiegeln, wobei der Videotechnologie Vorrang eingeräumt wird.

Solche Veränderungen sowie die weit verbreitete Nutzung von Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams haben eine Reihe zusätzlicher Datenquellen aufgedeckt, die unter die Offenlegungspflicht fallen. Unabhängig davon, ob es sich um Nachrichten zwischen Einzelpersonen, eine Gruppenkonversation in einer Abteilung oder um gemeinsam genutzte Dateien handelt, sollten die Auswirkungen auf die Datenspeicherungsrichtlinien und die Art und Weise, wie ein Unternehmen eine Richtlinie einhält, sowie seine Rechtsposition beachtet werden.

Die gespeicherte Kommunikation von aufgezeichneten Inhalten wie Audio- und Videodateien stellt eine zusätzliche Ebene der Komplexität für Ihre Offenlegungspflichten dar. Kollaborationssoftware hat einige dieser Verpflichtungen zur Datenerfassung beschleunigt, oft ohne dass die Nutzer selbst davon wussten. Dies kann auch Gesichtsdaten und ähnliche identifizierende Informationen umfassen, so dass dies als ein Problem des Datenschutzes betrachtet werden muss - insbesondere in Umgebungen mit Telearbeit.

Leider sind die Einsparungen, die durch flexible Arbeitsregelungen erzielt werden, nicht ohne Risiko.

Bei der Nutzung von privaten Geräten und Computern für geschäftliche Zwecke können die Grenzen des Datenschutzes leicht verwischt werden. Die Mitarbeiter sollten über die Auswirkungen der Nutzung von Privatgeräten für arbeitsbezogene Aufgaben wie E-Mail oder den Austausch von Dokumenten aufgeklärt werden. Darüber hinaus sollte auch die zunehmende Nutzung von mobilen Messaging-Anwendungen wie WhatsApp für die Kommunikation in Teams geprüft werden.

Eine Überprüfung der IT-Richtlinien kann bei der Beherrschung dieser und anderer neuer Risiken hilfreich sein.

3. Identifizierung der richtigen Technologie und des richtigen Anbieters

Hierbei kann die Unterstützung von spezialisierten (externen) Technologie-Experten notwendig sein.

In diesem Fall ist es wichtig, bei der Auswahl geeigneter Anbieter zu berücksichtigen, dass diese Unternehmen möglicherweise ebenfalls von der aktuellen wirtschaftlichen Abwärtsentwicklung betroffen sind. Ein Verständnis der wirtschaftlichen Stabilität und der finanziellen Lage des Anbieters ist ebenso wichtig wie seine technologischen Fähigkeiten, seine Preisstruktur und seine globale Reichweite.

Darüber hinaus wird ein geeigneter Anbieter der Integration in Ihre bestehenden juristischen Arbeitsabläufe Priorität einräumen und Sie aktiv beraten, um sich als vertrauenswürdiger, langfristiger Geschäftspartner und als Erweiterung Ihres Teams zu etablieren.

In Anbetracht von Reisebeschränkungen ist die Bewertung der Remote-Fähigkeiten eines Anbieters von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Erstellung von Kommunikationsprotokollen zwischen Ihrem Team und dem des Anbieters.

Bei der Auswahl eines Anbieters kann es angesichts des exponentiell wachsenden Datenvolumens schwierig sein, die Ausgaben für Rechtsberatung in diesen Bereichen zu prognostizieren und zu berücksichtigen. Es gibt jedoch eine unkomplizierte Lösung: Die Nutzung von Technologie zur Kostensenkung ist und bleibt ein entscheidender Faktor für moderne Unternehmen.

KI in Form von maschinellem Lernen kann für Unternehmen, die ihre Fähigkeit zur Identifizierung von Informationen, die für eine rechtliche Reaktion relevant sind, verbessern wollen, sehr effektiv sein. Unabhängig davon, ob es sich um wiederkehrende behördliche Reaktionen, Rechtsstreitigkeiten oder Ermittlungsangelegenheiten handelt, bleiben Ihre Daten dieselben - es geht nur darum, sie in diesen Kontexten so schnell wie möglich zu verstehen. Mithilfe von maschinellem Lernen können Sie effektiv Modelle erstellen, die völlig irrelevante Inhalte entfernen, sich auf Inhalte von Beispieldokumenten konzentrieren und sogar Modelle nutzen, die Sie so entwickeln können, dass sie nach Problemen suchen, die Sie zuvor identifiziert haben. Für größere globale Unternehmen können sogar Modelle für bestimmte Regionen mit unterschiedlichen Sprachen erstellt werden.

Der Einsatz von KI und Datenanalyse zur Steigerung der Effizienz bei einer Überprüfung kann beispielsweise eine effektive Methode zur Kostenkontrolle sein. Unternehmen sollten sich von Anbietern und Beratern bei der Implementierung dieser Technologien in bestehende juristische Arbeitsabläufe beraten lassen.

Das Resümee

Eine Pandemie dieses Ausmaßes wird zweifelsohne als Katalysator für globale wirtschaftliche Veränderungen dienen, indem sie Schwachstellen in globalen Marktsektoren aufzeigt und diese letztlich stärker und nachhaltiger macht.

Auf diesem Weg in die Zukunft sind jedoch eine stringente rechtliche Planung und Positionierung im Hinblick auf ein erhöhtes Maß an Streitbeilegung unerlässlich. Dies verstärkt die Notwendigkeit einer vertretbaren, robusten Strategie für die Datenverwaltung und -aufbewahrung, die klar dokumentiert, genau befolgt und regelmäßig aktualisiert wird.

Wenn Sie die Aufgabe übernehmen, diese Strategie zu entwickeln, sind Sie gut beraten, wenn Sie die oben genannten Überlegungen berücksichtigen.


Amardeep Thandi is an associate director at Control Risks, in London's compliance, forensics, and intelligence practice, specialising in forensic and legal technology optimisation within e-discovery.

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