Der Wechsel von Bird & Bird zu RelativityOne ermöglicht der Kanzlei eine gezieltere Fall-Bearbeitung – und das rund um die Uhr

Was wurde erreicht?

• Der Zugang zu umfassenderen Analysetools hat das engagierte Forensikteam der Kanzlei noch leistungsfähiger gemacht.
• Die Arbeit in der Cloud ermöglicht es der Kanzlei, die Überprüfung von Dokumenten in verschiedenen Ländern und Gerichtsbarkeiten durchzuführen.
• Das Hochladen und Freigeben von Dokumenten in RelativityOne ist wesentlich schneller geworden.
• Die Geschwindigkeit, mit der Dokumente in RelativityOne ausgetauscht werden, hat die Arbeit effizienter und einfacher gemacht.

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Hintergrund

Bird & Bird, , eine internationale Anwaltskanzlei mit mehr als 1.300 Anwälten auf der ganzen Welt, wechselte vor kurzem zu RelativityOne, um den Druck zu mindern, dem sie aufgrund des steigenden Datenvolumens und der sich ändernden Aufgaben ausgesetzt waren. Die Kanzlei ist seit 2012 ein langjähriger Kunde von Relativity und hatte einen eigenen Server betrieben. Die Kanzlei hatte zeitweise Drittanbieter von Rechtsdienstleistungen eingesetzt, um die begrenzten Ressourcen in London für Analyse- und Offenlegungs-Aufgaben aufzustocken.

"DÜber alle Aufgaben hinweg nimmt das Datenvolumen stetig zu. Eine der Einschränkungen der On-Premise-Instanz war, dass wir nicht in der Lage waren, diese riesigen Datenmengen zu bewältigen. Wir konnten nicht mehr skalieren. Das war der Schlüssel zu unserer Entscheidung, zu RelativityOne zu wechseln", sagt Karen Jacks, CTO bei Bird & Bird

Da die Datenmengen pro Fall stetig gestiegen sind, war die On-Premises-Instanz immer weniger in der Lage, die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Kunden zu erfüllen. Bird & Bird benötigte eine nachhaltige Lösung, um das stetig wachsende Datenvolumen, die Anzahl der Datensätze und die sich ändernde Art der Arbeit zu bewältigen. Die Drittanbieter, auf die man sich bisher verlassen hatte, waren nicht in der Lage, die variablen Arbeitslasten zu bewältigen. Diese Lösung bot dem Unternehmen nicht mehr den Grad an Kontrolle, Schnelligkeit oder die Fähigkeit, breitere Dienste anzubieten, den es benötigte.

“In der Vergangenheit, als wir ausgelagert haben, dauerte es in der Regel drei Tage, bis die Dokumente hochgeladen waren, bevor sie überhaupt dedupliziert oder durchsucht wurden, und wenn man sich in einer Untersuchung befindet oder versucht, eine Verteidigung vorzubereiten, möchte der Kunde, dass man schneller vorankommt.”
SOPHIE EYRE, artnerin und stellvertretende Leiterin der International Dispute Resolution Group von Bird & Bird

Im Zuge der angestrebten Ausweitung ihrer Kapazitäten in den Bereichen Prozessunterstützung und forensische Dienstleistungen übernahm Bird & Bird ein Forensik-Team in Polen. Infolgedessen wurde der Bedarf an einer langfristigen, skalierbaren Technologielösung noch dringender. Als langjähriger Kunde von Relativity Server und auf Empfehlung des neuen Forensik-Teams untersuchte das Führungsteam von Bird & Bird eine Migration zu RelativityOne.

“Wir waren in der Lage, das gesamte Team zu übernehmen und ein Angebot für das globale Unternehmen als Ganzes zu erstellen. Sie gaben die Empfehlung, zu RelativityOne zu wechseln, da es viel besser zu den Dienstleistungen passte, die sie anbieten konnten”, sagte Karen Jacks, CTO bei Bird & Bird.

Die Umstellung

Das Cloud-basierte Lizenzierungsmodell von RelativityOne ermöglicht es dem in Polen ansässigen Forensik-Team, sich nahtlos zu integrieren und bei der Unterstützung von Kundenanliegen auf der ganzen Welt in vollem Umfang zu nutzen und erlaubt eine Skalierung nach Belieben, um unerwartete Datenfluten zu bewältigen.

Die Sicherheitsbewertung von RelativityOne erfüllte problemlos alle Anforderungen des InfoSec-Teams von Bird & Bird und entsprach den lokalen Vorschriften. Da das Unternehmen von Relativity zu RelativityOne wechselte, musste die Sicherheitsevaluierung nicht bei Null beginnen, was dazu beitrug, den Due-Diligence-Prozess zu beschleunigen.

Das Führungsteam war von der Leistungsfähigkeit von RelativityOne beeindruckt und genehmigte die Migration von Bird & Bird von Relativity Server zu RelativityOne. Die Umstellung begann ein paar Monate später im Frühjahr 2020.

Die Cloud-basierte Struktur von RelativityOne erleichterte die Umstellung, insbesondere in einer Zeit, die von Pandemie-Sperrungen und Reisebeschränkungen geprägt war. Tatsächlich hatte die Pandemie wenig bis gar keinen Einfluss auf die Fähigkeit von Bird & Bird, zu RelativityOne zu migrieren.

Unterschiedliche Perspektiven bei der Nutzung

Seit der Einführung von RelativityOne hat die Firma eine reibungslose Implementierung und eine einfache Zusammenarbeit über alle Dienstleistungsbereiche hinweg mit dem Forensikteam in Polen erzielt.

Internationale HR-Dienstleistungen

Als Leiterin eines Teams von Mitarbeitern muss Rachael Cage, Senior Associate im Team International HR Services von Bird & Bird, überlegen, wie sie Dokumentenprüfungen am besten verteilen und verfolgen kann. Die Nutzung von RelativityOne hat ihrem Team geholfen, den Zugriff auf alle Dokumente zu verwalten, gerade in einer dezentralen Arbeitsumgebung. Neben der Verwaltung des Zugriffs benötigt Rachael auch einen Einblick in den Fortschritt eines Falles, um festzustellen, ob mehr Ressourcen benötigt werden, um die Fristen einzuhalten. Da sie jedes Feld in RelativityOne visualisieren kann, kann Rachael die Indikatoren auf einen Blick sehen, um die laufende Überprüfung der Dokumente zu kontrollieren.

“Die Dashboards für die Auslastung sind auf jeden Fall hilfreich, um zu sehen, wo wir im Zeitplan liegen, denn wir arbeiten immer mit einer Frist. Wenn es Probleme gibt, kann es helfen, diese frühzeitig zu erkennen, was im weiteren Verlauf Zeit spart”, so Rachael.

Kommerzielle Streitigkeiten

Russell Williamson, ein Senior Associate bei Bird & Bird, der sich auf komplexe Handelsstreitigkeiten spezialisiert hat, verlässt sich regelmäßig auf das in Polen ansässige Forensikteam, um Dokumente hochzuladen, zu verarbeiten und die Deduplizierung, die Sprachidentifizierung, die Anwendung von Suchkriterien und das E-Mail-Threading durchzuführen, bevor er mit einer Überprüfung im Rahmen einer Offenlegungsübung beginnt. Früher dauerte es mehrere Tage, bis diese Funktion abgeschlossen war, während man auf einen externen Anbieter warten musste, um die Arbeit abzuschließen, aber jetzt kann das engagierte Team dies sofort erledigen.

“Früher hatten wir einen eigenen Spezialisten für die elektronische Offenlegung und bei größeren oder komplexeren Fällen mussten wir oft ein externes Beratungsunternehmen beauftragen, um die notwendige Unterstützung zu leisten. Das wurde zunehmend unüberschaubar. Unser neues Team in Warschau, das sich ausschließlich mit Fragen der elektronischen Offenlegung befasst, ist von unschätzbarem Wert und stellt sicher, dass die Offenlegungsprozesse reibungslos abgewickelt werden können” , so Russell.

Bei der Verwaltung von Falldokumenten ist es oft wichtig, Datensätze mit Kunden und externen Anwälten zu teilen. Russell nutzt die in RelativityOne eingebauten Exportfunktionen, um Dokumente on-the-fly an interne Anwälte weiterzugeben oder um einen separaten Arbeitsbereich innerhalb des RelativityOne-Ökosystems einzurichten, in den er seine Mandanten oder andere externe Anwälte einladen kann, um eine größere Untermenge von Dokumenten einzusehen.

Life Sciences

Als Senior Associate im Münchner Büro von Bird & Bird, spezialisiert auf Life Sciences, stellt Wolfgang Ernst eine sichere Verbindung zur primären RelativityOne-Instanz der Anwaltskanzlei her. Als Bird & Bird die Plattform in ihrem Rechenzentrum betrieb, mussten sich die Anwälte per Fernzugriff mit dem Server verbinden, was zu erheblichen Verzögerungen führte. Mit RelativityOne werden Geschwindigkeit und Leistung der Plattform von der komplizierten Infrastruktur vor Ort abgekoppelt, so dass selbst die umfangreichsten Fälle reibungslos auf einer Plattform ablaufen können, die auf Geschwindigkeit und Stabilität ausgelegt ist.

Von Deutschland aus profitiert Wolfgang Ernst von dem internationalen Ökosystem, das Bird & Bird entwickelt hat. Durch die Zusammenarbeit mit dem polnischen Team, das das Laden von Daten und die Einrichtung von Arbeitsbereichen verwaltet sowie die Spracherkennung durchführt, kann er in den Fall einsteigen und Dokumente in deutscher Sprache prüfen. Als wirklich globales Unternehmen nutzt Bird & Bird Niederlassungen auf der ganzen Welt, um den gesamten Lebenszyklus eines Falls zu begleiten.

Das Ergebnis

Was ursprünglich als Lösung für Serverkapazitätsprobleme gedacht war, hat sich inzwischen weiterentwickelt und dem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht einen Mehrwert verschafft.

Technologische Wettbewerbsvorteile

Die Möglichkeiten von RelativityOne gehen weit über die Skalierung des Datenspeicherbedarfs hinaus. Bird & Bird erzielt seither mit Redact die Vorteile einer fortschrittlichen Schwärzungsfunktionalität, die dazu beiträgt, den Zeitaufwand zu verringern und ein höheres Maß an Vertrauen zu schaffen.

Die verbesserte Benutzeroberfläche und die höhere Geschwindigkeit zwischen den einzelnen Dokumenten haben die Arbeit in Relativity für Juristen effizienter und einfacher gemacht. Auch die Datenübertragungsgeschwindigkeiten wurden erheblich gesteigert, was Zeit spart, die Sicherheit erhöht und die Zusammenarbeit erleichtert.

Die größte Auswirkung dürfte jedoch die neue Fähigkeit des Forensik-Teams sein, die gesamte Palette der fortgeschrittenen Analysefunktionen zu nutzen, um Anwälten zu helfen, schnell den richtigen Datensatz für eine bestimmte Frage herauszufiltern.

“Was mir an dieser Möglichkeit wirklich gefiel, war die intelligente Analyse der Daten, die Möglichkeit, Schlüsselwörter und andere Funktionen einzufügen und die Suche so lange zu verfeinern, bis man ein gutes Gleichgewicht zwischen einem ausreichend breiten Suchkriterium und einem akzeptablen Dokumentenvolumen gefunden hat”, so Wolfgang Ernst.

Globaler Zugang

Da RelativityOne cloudbasiert ist, hat die Kanzlei nun die Möglichkeit, die Prüfung von Dokumenten in verschiedenen Ländern und Rechtsordnungen durchzuführen. Dies bietet zahlreiche Vorteile für die Kunden von Bird & Bird. Mit Niederlassungen auf der ganzen Welt hat die Kanzlei nun eine größere Flexibilität, um die Prüfung für ihre Kunden sowohl in Bezug auf den Preis als auch auf die Zeit zu optimieren. Die Kanzlei kann nun die Vorteile der Personalausstattung in APAC, EMEA, den USA, Kanada und Großbritannien voll ausschöpfen, um rund um die Uhr Prüfdienstleistungen anzubieten und so viel schneller Ergebnisse zu erzielen.

“Man muss keine Anwälte in London haben, die die Prüfung durchführen, wenn es sich um eine große Dokumentenprüfung handelt. Wir können das jetzt rund um die Uhr machen, weil wir Mitarbeiter rund um den Globus haben, die alle zusammen im Team arbeiten können”, sagt Sophie Eyre.

Die größere geografische Reichweite in Verbindung mit der Sprachidentifizierungsfunktion ermöglicht es, Angelegenheiten, die mehrere Sprachen betreffen, viel einfacher zu identifizieren, zu analysieren und von Muttersprachlern bearbeiten zu lassen.

Da Bird & Bird mehr Kontrolle darüber hat, wo die Daten gespeichert sind, kann das Unternehmen mehr Einfluss darauf nehmen, wie sensible Daten geschützt werden. Dies kann hilfreich sein, wenn man es mit Aufsichtsbehörden in besonders strengen Rechtsordnungen zu tun hat oder wenn man die Möglichkeit für andere einschränken muss, Anträge auf Offenlegung von Dokumenten zu stellen.

Transparenz in der Zusammenarbeit

Der Prozess des Hochladens und der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in RelativityOne wird erheblich beschleunigt. Dies macht die Übermittlung von Dokumenten an und von Kunden wesentlich effizienter und kostengünstiger.

Mit RelativityOne kann Bird & Bird Kunden, die in den Prozess einbezogen werden möchten, nahtlosen Zugang zu Dokumenten und Dokumentgruppen geben. Dies kann hilfreich sein, um Einblicke und Zusammenhänge zu erhalten, um schneller eine aussagekräftigere Arbeit zu erstellen, und es kann sehr dabei unterstützen, den richtigen Datensatz für eine bestimmte Angelegenheit herauszufiltern. Bird & Bird kann auch mit den IT-Teams und -Mitarbeitern der Kunden zusammenarbeiten, um das Hochladen von Dokumenten zu erleichtern oder technische Probleme beim Hochladen von Dokumenten zu beheben. Diese Art der nahtlosen Zusammenarbeit hat auch den Vorteil, dass die Sicherheit sensibler Dokumente erhöht wird, indem die Zahl der Datenübertragungen reduziert und riskante, veraltete Übertragungsmethoden vermieden werden.