Vertragsanalysesysteme: Für die juristische Praxis unverzichtbar

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Juristen haben eine ständig steigende Flut an Daten und Dokumenten zu bewältigen. Gegenwärtig werden Tag für Tag rund 2,5 Trillionen Bytes digitale Daten erzeugt. Häufig ist es nicht ohne weiteres möglich, mehr Personal einzustellen oder externe Ressourcen in Anspruch zu nehmen. Daher setzen viele Unternehmen und Kanzleien auf KI-gestützte Lösungen, um ihre Produktivität zu steigern und die Dokumentenflut im Griff zu behalten.

Zum Glück können sie auf ein breites Spektrum an robusten Technologien zurückgreifen, die zur Steigerung der betrieblichen Effizienz beitragen, die Erfüllung der regulatorischen Anforderungen gewährleisten und das Risiko eines Datenverlusts minimieren. Einer Prognose von Gartner zufolge werden die Legal-Tech-Ausgaben von Unternehmen bis 2025 auf etwa 12 % der betrieblichen Investitionen steigen und sich damit gegenüber dem Niveau des Jahres 2020 verdreifachen.

Die Vorteile der KI-Lösungen, zum Beispiel für die Vertragsanalyse, liegen auf der Hand: Beeindruckende Effizienzsteigerungen, deutlich kürzere Reaktionszeiten und ein weitgehender Ausschluss des Risikos menschlicher Fehler.

Organisation ist alles

Verträge gehören zu den wertvollsten Vermögenswerten eines Unternehmens, denn sie regeln alle Aspekte seiner Geschäftsbeziehungen. Trotzdem fristen sie auf irgendeinem Speicherlaufwerk ihr Dasein oder sie werden ausgedruckt, eingescannt, verteilt und dann irgendwo vergessen, sobald alle Parteien ihre Unterschrift daruntergesetzt haben.

Die großen Mengen an unstrukturierten Daten, die in unterschiedlichen Formaten an diversen Orten aufbewahrt werden und von denen möglicherweise noch mehrere Versionen und Kopien vorhanden sind, stellen Unternehmen vor Probleme. Gleiches gilt für laufende Verträge, die nur in veralteten Dateiformaten zur Verfügung stehen.

Wenn eine Kanzlei oder ein Unternehmen wächst, expandiert, fusioniert oder andere Unternehmen übernimmt, vergrößert sich das Universum der unstrukturierten Daten nochmals und kann in einem undurchdringlichen Wildwuchs enden.

Genau das darf in einer Rechtsabteilung nicht passieren. Denn schließlich sind Organisation, Effizienz und Sorgfalt in der juristischen Praxis entscheidende Erfolgsfaktoren. Die Ausgestaltung, Anpassung und Genehmigung von Verträgen gehören in Kanzleien und Rechtsabteilungen zu den grundlegenden Aufgaben. Der Wildwuchs technisch unstrukturierter Daten kann bei eDiscovery-Projekten große Kopfschmerzen verursachen, und letztendlich ist er auch ein Zeichen von Inkompetenz.

Kein Juristenteam kann es sich leisten, wichtige Vertragsdaten aus den Augen zu verlieren. Das versehentliche Übersehen feinster Vertragsdetails kann katastrophale Folgen haben und eine Flut von Verzögerungen, hitzigen Diskussionen und exorbitanten Geldstrafen nach sich ziehen.

Mehr Effizienz

Eine manuelle Vertragsanalyse ohne KI-Unterstützung ist extrem aufwändig, beschwerlich und fehleranfällig. Die KI-gestützte Vertragsanalyse verbindet maschinelles Lernen und moderne Analysemethoden. Es kann menschliche Fehler weitgehend ausschließen und Juristen unverzüglich Einblick in die für sie relevanten Vertragsdaten geben. Aufgrund der fortschreitenden Automatisierung könnte laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom in Deutschland jeder zehnte Arbeitsplatz, der mit der Analyse von Verträgen im Zusammenhang steht, wegfallen.

Ein effizientes Analysesystem liefert dem Juristen binnen Minuten relevante Erkenntnisse über Risiken, Rechte und Pflichten, die sich aus einem komplexen Vertragsverhältnis ergeben. Bei einer manuellen Auswertung könnte das Tage oder Wochen dauern. Genau das spiegelt auch eine in der DACH-Region durchgeführte Studie wider. Demnach nannten 76 % der Mitarbeitenden in Rechtsabteilungen die intelligente Suchfunktion, die ein schnelles Auffinden von Dokumenten im Aktenarchiv ermöglicht, als den größten Vorteil eines smarten Systems.

KI-gestützte, automatisierte Workflows verhindern, dass in der Vertragsanalyse Termine oder Kündigungsfristen verpasst werden. Gleichzeitig ist es jederzeit möglich, wichtige Datenpunkte schnell zu finden, zu extrahieren und zu speichern. Die einfache Einbindung bereits genehmigter Vertragsvorlagen, der transparente Versionsverlauf und ein einfaches, automatisiertes Fristenmanagement haben die Vertragsanalyse revolutioniert und dem Wort Effizienz eine neue Bedeutung verliehen.

Die erhebliche Zeitersparnis gegenüber der manuellen Analyse komplexer Vertragswerke setzt Ressourcen frei, die an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden können, zum Beispiel zur Pflege der Kundenbeziehungen oder zur Anbahnung neuer Geschäfte.

Geringere Kosten

Ein Vertragsanalysesystem bietet die Möglichkeit, dass ein größerer Kreis von Mitarbeitenden Transaktionen und Verträge abwickeln kann, ohne dass das Eingreifen der Rechtsabteilung erforderlich ist. Das sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern ist auch mit erheblichen finanziellen Vorteilen verbunden. Laut einer Studie lassen sich die Kosten der Verwaltung von Verträgen mit einer automatisierten Lösung um 25 bis 30 % reduzieren.

Der Deutsche AnwaltSpiegel erläuterte kürzlich, wie sich eine effektive und schnelle Vertragsabwicklung auswirkt:

„… jede Woche, jeder Tag, der zwischen Beginn der Vertragserstellung und Unterschrift vergeht, kostet effektiv Geld, da die Abschlusswahrscheinlichkeit sinkt, je länger es bis zum Vertragsschluss dauert, und Umsätze später anfangen zu fließen. Je schneller die Phase der Vertragserstellung und der internen Freigaben abgeschlossen werden kann, desto besser.“

Drittanbieter berechnen hohe Tagessätze und können die Abwicklung von Transaktionen sogar verzögern. Mit einem smarten System für die Vertragsanalyse erübrigt sich oftmals die Einschaltung externer Stellen, so dass ein nahtloser, unkomplizierter Austausch von Dokumenten gewährleistet ist. In vielen Unternehmen sind die Rechtsabteilungen darauf bedacht, unnötige Kosten zu vermeiden. Eine Studie hat ergeben, dass schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen im Durchschnitt 9 % des Jahresumsatzes kosten kann.

Weniger Risiken

Due-Diligence-Prüfungen für Fusionen und Übernahmen, Umstrukturierungen, das Ausfertigen von Kundenverträgen oder Compliance-Prüfungen sind geschäftskritische, zeitaufwändige Aufgaben.

Ein Vertragsanalysesystem gewährleistet, dass alle erforderlichen Vertragsbestandteile bis ins kleinste Detail erfasst werden. Jegliche Probleme, die dadurch entstehen, dass ein Formular nicht vollständig ausgefüllt wurde oder dass fehlerhafte Angaben gemacht wurden, gehören damit der Vergangenheit an.

Ungereimtheiten, zum Beispiel Abweichungen von Standardklauseln, können frühzeitig korrigiert werden. Auch was die Einhaltung regionaler Rechtsnormen angeht, befinden sich Rechtsabteilungen jederzeit auf der sicheren Seite. Laut einer weltweiten Studie stufen 57 % der Führungskräfte den Bereich ‚Risiken und Compliance‘ als eine der beiden Risikokategorien ein, auf die sie sich am wenigsten vorbereitet fühlen.

Der Deutsche AnwaltSpiegel meinte zur risikomindernden Wirkung von Vertragsmanagementsystemen:

„Um Verträge und die damit verbundenen Chancen und Risiken aktiv steuern zu können, ist eine systemische Betrachtung des gesamten Ende-zu-Ende-Prozesses, also des Lebenszyklus, notwendig. Moderne Contract-Lifecycle-Management-Systeme („CLM“) ermöglichen genau dies: eine voll integrierte, transparente, digitale und jedenfalls teilweise auch automatisierte Vertragsabwicklung.

Die Implementierung einer solchen Lösung ermöglicht es Unternehmen, Risikofaktoren zu reduzieren und von einer größeren Transparenz über alle hinterlegten Verträge im Sinne einer ‚Single-Source-of-Truth‘ zu profitieren.“

Eine Cloud-basierte Lösung verbessert noch einmal die Transparenz und die Zugriffsmöglichkeiten für alle Beteiligten. Alle relevanten Dokumente, Informationen und Daten werden zentral gespeichert und können von Personen mit den entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen oder bearbeitet werden. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Beteiligten, Fachabteilungen, Partnerunternehmen und Behörden erheblich und kommt einer zunehmend dezentralen und hybriden Arbeitswelt entgegen.

Innovative Branchenlösungen

Vertragsanalysesysteme sind in der juristischen Praxis inzwischen zur Normalität geworden. Die Vorteile intelligenter Suchfunktionen, nachvollziehbarer Prüfschritte und reibungsloser Genehmigungs- und Freigabeverfahren in einem für alle zugänglichen, zentralen System sind offensichtlich. Einer Prognose von Gartner zufolge wird der Anteil der manuellen Vertragsprüfungen aufgrund des weit verbreiteten Einsatzes KI-basierter Systeme bis 2024 um 50 % zurückgehen.

Relativity Contracts ist so eine Lösung, die Juristenteams dabei behilflich ist, bestehende Verträge zu strukturierten, handlungsorientierten Daten aufzubereiten, die dann für vielfältige Anwendungsfälle jederzeit griffbereit zur Verfügung stehen. So können auch risikobehaftete und aufwändige Projekte bedenkenlos angegangen werden, während die sensiblen Daten auf einer zentralen Cloud-Plattform sicher gespeichert werden, wo sie gegen fehlerhafte Bearbeitung und unberechtigte Zugriffe geschützt sind.


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